Opstellen algemene voorwaarden

Nov
10
2014
Opstellen algemene voorwaarden

Opstellen Algemene voorwaarden

Iedereen heeft er wel eens van gehoord, de kleine lettertjes. Deze kleine letters zijn ook voor u van groot belang. Heeft u al algemene voorwaarden opgesteld? Dat is dan een goede zaak, maar hoe lang is het geleden dat u er naar heeft gekeken? Wetgeving kan inmiddels al weer zijn veranderd of u heeft een model dat niet helemaal op uw veranderde onderneming is toegespitst. In dit artikel plaatsen wij daarom een aantal tips & regels die u globaal kunnen helpen uw algemene voorwaarden te verbeteren of opnieuw (te laten) op te stellen.

Tips en regels voor sterke algemene voorwaarden

1) Begin bij het begin

Het klinkt als iets overbodigs maar niet alle algemene voorwaarden beginnen op de goede manier. Begin altijd met de zogenaamde ‘definities’. Door die duidelijk te stellen, kan er geen verwarring meer ontstaan in de rest van de voorwaarden over de betekenis van bepaalde termen.

Verder is het belangrijk om uw bedrijfsgegevens aan het begin te melden. Denk daarbij aan de naam van uw onderneming, volledige (e-mail)adres en KvK-nummer. Deze kunnen verwerkt worden in uw eerste artikel over definities. Wanneer u uw eigen gegevens niet duidelijk vermeldt gaat dat ten koste van uw eigen rechtspositie.

 a) Wie is de klant? Wat is uw bedrijf(s risico’s)

De kernactiviteiten van uw onderneming zijn een van de belangrijkste zaken die u voor uzelf helder op papier moet hebben. Wie is uw klant en wat zijn de grootse risico’s van uw bedrijfsvoering? Zijn uw klanten consumenten of juist andere bedrijven of overheden? Het verschil daarvoor in de voorwaarden zijn zeer wezenlijk, hierover verder in dit artikel meer. Bij bedrijfsrisico’s is het belangrijk na te gaan wat ze zijn en voor welke aandeel u het risico aan welke partij wil toerekenen. Let er wel op dat dit naar redelijkheid moet worden gedaan.

 2) Zorg voor een goede structuur & opbouw

Het is belangrijk en overzichtelijk als de inhoud van uw algemene voorwaarden is onderverdeeld in respectievelijk hoofdstukken, artikel- en lidnummers. Zo is alles makkelijk op te zoeken, en kunt u snel verwijzen naar bepaalde bedingen in uw voorwaarden. Dit is zowel in uw belang als dat van de klant.

Verder moet er sprake zijn van een logische opbouw, beginnen bij het begin zoals vermeldt in de vorige paragraaf. Het is niet handig om een hoofdstuk over bijvoorbeeld de levering van uw producten te plaatsen na een hoofdstuk over offertes.

3) Wees duidelijk en bondig in uw taalgebruik

Uw klanten zijn hoogstwaarschijnlijk geen ervaren juristen. Houd uw algemene voorwaarden daarom helder in taalgebruik. Maak zinnen niet te lang en stop ze ook niet vol met moeilijk woorden. Algemene voorwaarden zijn er om juridische conflicten in de toekomst te voorkomen. Wanneer de voorwaarden te moeilijk en onduidelijk worden, zal dat conflicten niet snel oplossen. Sterken nog in de wet is opgenomen dat algemene voorwaarden, weliswaar alleen voor consumenten, duidelijk en begrijpelijk moeten zijn. Bij twijfel over de tekst, wordt alles in voordeel van uw wederpartij uitgelegd. Ook hier is het dus in ieders belang om een duidelijke en korte tekst te hanteren. Inkt en papier zijn overigens ook duur en uw wederpartij zal niet heel blij zijn met ellelange voorwaarden.

Als laatste is het handig om een overzichtelijk stuk te hebben zodat u uw stukken snel begrijpt, kan hanteren en zo makkelijk kan uitleggen en aanpassen.

4) Houd rekening met de wet

 Algemene voorwaarden moeten voldoen aan een aantal wettelijke principes. Wanneer uw voorwaarden niet aan de wet voldoen kunnen ze worden geschrapt door de rechter of de wederpartij, en dat wilt u natuurlijk niet.

 a) Zwarte en grijze lijst

Een aantal bedingen, of wel voorwaarden, mogen niet of vermoedelijk niet in de algemene voorwaarden worden opgenomen. In principe geldt dat alleen als uw wederpartij consument is maar kan ik bepaalde gevallen ook voor kleine ondernemingen gelden. In het andere artikel op deze site over de Zwarte – en grijze lijst kunt u uitgebreid informatie of deze wetten vinden.

 b) Kernbedingen

 Bepaalde afspraken mogen niet in de algemene voorwaarden staan. Het gaat om de zogenaamde kernbedingen. Dit zijn bedingen die, in het kort gezegd, de kern van de prestatie weergeven. Zo mogen er geen bedingen staan over de prijs van een product. Zaken als prijzen of tarieven dienen in de overeenkomst te worden opgenomen, niet in de algemene voorwaarden.

5) Zorg dat uw algemene voorwaarden altijd zijn overhandigd!

Wanneer uw algemene voorwaarden niet bekend waren bij uw wederpartij gelden ze uiteraard niet. Zorg dus dat uw wederpartij ze altijd heeft, en daarnaast op tijd heeft. Concreet: stuur uw algemene voorwaarden mee met een offerte, niet naderhand bij uw factuur, de overeenkomst is dan immers al gesloten. Als u ze op papier mee stuurt, zorg er dan voor dat ze leesbaar zijn.

Zorg daarnaast dat als uw wederpartij ook voorwaarden hanteert, u die van de hand wijst. Uw voorwaarden zijn dan van toepassing.

Als u een online winkel heeft, zorg er voor dat ze duidelijk en makkelijk te downloaden zijn.

6) Deponeer van uw algemene voorwaarden

 U kunt uw algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of ter griffie van een rechtbank. Waarom? Als u de voorwaarden niet kunt overhandigen, kan de klant ze alsnog altijd opvragen en ligt er nu dus ook verantwoordelijkheid bij de klant. Daarnaast kunnen ze dienen als bewijs als er discussie ontstaat welke voorwaarden precies van toepassing waren bij het tot stand komen van de overeenkomst.

7) Maak gebruik van een jurist

Laat uw algemene voorwaarden altijd opstellen door een jurist. De regels zijn soms vrij complex en u wilt natuurlijk conflicten, en daarmee hoge kosten, in de toekomst voorkomen. Daarom kunt u beter eenmalig investeren in sterke algemene voorwaarden. Wees dus niet eigenwijs door voorwaarden van uw concurrent te kopiëren, iedere onderneming is uniek en daarnaast kan het ook nog eens onrechtmatig zijn.

 


    Zoek een ander artikel in de kennisbank:




    © Copyright Krosse Advies Groep || Design: Stuurlui Online Marketing